Hur fungerar systemet? – (Cloud-programvaran)

OBS! Från och med 2022, går cloud endast att beställas direkt ifrån tillverkaren!

Beskrivningen nedan behandlar cloud version 1, som kunde beställas av oss innan 2022. Mycket av artikeln stämmer dock även med cloud version 2, men beskrivningen är inte uppdaterad ännu.

Cloud-programvaran är den officiella lösningen på problematiken som ibland uppstår när:

(1.) Flera användare behöver tillgång till det administrativa i tidsystemet.
(2.) Användarna behöver tillgång till överblick och administration av systemet på distans över internet.
(3.) Flera kontor skall sammankopplas och rapporteras till samma tidsystem.
(4.) Arbeta från egen dator och inte vara bunden till en specifik dator för tidsystemet.
(5.) Eventuellt möjlighet att stämpla via webbläsare eller mobilapp (denna funktion är givetvis friviligt att använda).
(6.) Fungerar med de flesta moderna operativsystemen som har en modern webbläsare och internetuppkoppling.

Hur fungerar det då?

Till skillnad från PC-programvaran som normalt följer med enheterna och körs via lokalt nätverk eller med hjälp av USB-minne, är cloud-programvaran en programvara som finns på internet där enheterna rapporterar sina stämplingar till en webbsida.

Därför krävs det att varje enhet som skall köras mot cloud-programvaran har tillgång till internet. Både interna företagsnätverk eller gästnätverk kan användas så länge enheten har kontakt med internet.

När en beställning av cloud-programvaran görs, läggs ett huvudkonto upp och ett e-postmeddelande skickas ut till er med en länk där aktivering av kontot sker och där ni får välja ert egna lösenord. När ni valt ert lösenord, är ni redo att logga in.

Har man köpt systemet tillsammans med en ny enhet, kan man börja förbereda programvaran genom att lägga upp användare, arbetsscheman med mera, under tiden enheten levereras ut till er. När man sedan mottager enheten ställs enheten in med stegen beskrivna i manualen för systemet.

Inställningar som görs på enheten är, språk, programvara som skall användas  och hur enheten skall anslutas till internet. Man noterar sedan enhetens serienummer, som sedan krävs för att lägga till enheten i cloud-programvaran.

Skall man köra cloud med befintlig enhet, behöver det först kontrolleras med oss om enheten är kompatibel med cloud. Är enheten kompatibel med cloud, behöver enheten ställas in för cloud och enhetens serienummer noteras.

Enheter som är inställda korrekt och där man noterat serienumret, läggs sedan enkelt in i cloud, genom att ange enhetens serienummer. (Som man noterar innan man monterar enheten på t.ex väggen.)

I vissa fall kan det även vara aktuellt att köra cloud utan en fast enhet och enbart köra stämpling via mobilapp eller webbläsare. Detta går givetvis också.

I programvaran kan man tilldela användare både användarbehörigheter för cloud, men även hur användare skall få stämpla.

Behörigheter som finns i cloud är:

(1.) Användare, vanligast behörigheten och används för personal som skall kunna stämpla i systemet. Användaren kan tilldelas tillgång till enbart stämpling, men även tillgång till att logga in i cloud för att se sina egna tider (inga justeringar kan av tider kan dock göras).

(2.) Chef, är en slags mellanbehörighet och ges till personal som skall kunna se och administrera tider, men även lägga till användare och arbetsscheman för en viss avdelning eller plats. Dessa användare har alltid tillgång till cloud, eftersom det krävs för att administration.

(3.) Ledare, är högsta behörigheten och har samma behörigheter som ert huvudkonto. Ledare har tillgång till administrera all personal, se och ändra all information i cloud.

Behörigheten chef , kan kombineras med ett ”Läs endast” lås, som gör att dessa användare enbart kan se all information, men inte göra några förändringar.

Enbart behörigheterna, säger inte mycket om hur personal skall få stämpla i systemet, utan detta bestäms separat.

Alternativen som finns på stämplingar är:

(1.) Enbart i en terminal (stämplingsenhet).
(2.) Mobilt (I webbläsare och i mobilapp).
(3.) Båda alternativen ovan (terminal, webbläsare och mobilapp).

Mobilappen fungerar på mobiltelefoner och surfplattor som kör Android eller iOS (Apple).

När personer är in-checkade så syns detta direkt i webbläsaren, men även direkt i mobilappen om personen har rätt behörighet.

När personalen har stämplat en period kan man även ta ut lite olika rapporter beroende på behov.

Det finns rapporter för personals närvaro, rapporter för personal som stämplat på projekt och rapporter anpassade för lön.

I flera av dessa rapporter redovisas schemalagd tid, hur länge personen varit instämplad, om personen varit sen/gått tidigt och ackumulerad tid (övertid/minustid).

De flesta av rapporterna går att skriva ut som PDF eller i pappersform och det mesta går även att exportera till excel eller som csv.

Regler för övertidszoner kan läggas in, så tider i en viss zon kan separeras från vanlig arbetstid.

Värt att veta:
Cloudprogramvaran går ej att koppla ihop med något Svenskt lönesystem (Dialect löneimport fungerar ej i cloud).

Fördelar med cloud-programvaran:

Möjlighet att vara flera inloggade för administrering i tidsystemet från deras egna dator/surfplatta/mobiltelefon.

Går att nå från distans, via en dator/surfplatta eller mobiltelefon som är kopplad till internet och har en webbläsare.

Enheter, behöver inte ligga på ett internt nätverk, i fall IT-avdelningen satt hårda restriktioner på enheter på ert nätverk. Ett gästnätverk med en stabil internet-uppkoppling räcker.