När man använder systemet som personalliggare är det ytterst viktigt att personal kommer ihåg att stämpla både in och ut, för att minimera risken för problem vid kontroller.
Se därför till att påminna personal och sätt gärna upp lappar eller skyltar för att påminna personalen.
Glömt att stämpla in vid ankomst?
Om en person glömmer att stämpla in vid ankomst, ska denna person genast stämpla in när denne kommer på detta om det sker inom skälig tid.
Går en längre tid, ska det meddelas till en supervisor som har behörighet att logga in och göra ändringar i programvaran. Ankomsttiden skall då läggas in i ”Ändra/Tid” och en orsak till varför tiden lagts till manuellt ska skrivas i fältet ”Anmärkning”.
Användare med behörigheten ”Supervisor”, kan i fliken ”Rapport/Närvaro” i PC-programvaran se senaste stämpling som varje anställd gjort och deras nuvarande status.
Glömt att stämpla ut för dagen?
Om en person glömmer att stämpla ut när personen lämnar verksamhetslokalen eller går hem för dagen, ska detta korrigeras av en supervisor i PC-programvaran. Detta gäller oavsett om ni har arbetsscheman i programvaran eller inte.
Personal som glömt stämpla ut föregående dag, kommer se detta i terminalens display, då terminalen ställer frågan ”Checka ut?” när de ska stämpla in. Detta beror på att terminalen håller koll på vilken typ av stämpling som gjordes senast.
Vanligtvis, får man frågan ”Checka in?”, när man ankommer på morgonen och ”Checka ut?” när man stämplar nästa gång. Har man glömt en stämpling, kommer fel fråga stå i displayen vid nästa stämpling.
OBS! Gäller enbart om terminalen hör till TM-600 serien. För de som har flera terminaler kopplade till samma system måste samma terminal användas för in- och utstämpling för att frågan ska bli rätt.
Om personen får frågan ”Checka ut?” när personen anländer på morgonen och ska stämpla in, används pil upp eller ned på terminalen för att aktivera listan för val av stämplingstyp. Välj därefter rätt stämplingstyp i listan genom att bläddra med pil upp eller ned och tryck ”OK”.
VIKTIGT! Trycks listan för val av stämplingstyp upp, måste ett val ske. Trycks listan upp, utan att ett val görs, kommer ingen stämpling att ske.
Efter att personen har stämplat in, behöver den missade utstämplingen för föregående dag rapporteras till en supervisor med behörighet att logga in och utföra ändringar i programvaran. Supervisorn lägger in korrekt stämpling under ”Ändra/Tid”. En orsak till den manuellt inlagda stämplingen skall även noteras i fältet ”Anmärkning”, när tiden läggs in.
Kontroll av felaktiga stämplingar i programvaran?
En användare med behörigheten supervisor, bör regelbundet kontrollera programvaran för eventuella felstämplingar. Kontrollen görs under ”Ändra/Tid”. Felstämplingar markeras vanligtvis med rött.
Kontroll av felaktiga stämplingar i programvaran, när arbetsscheman används?
Om ni enbart ska använda systemet som personalliggare, och inte för flextidsberäkning, lönehantering, etc, rekommenderar vi att ni inte lägger in arbetsscheman. Läs mer om arbetsscheman i manualen.
Om en person har ett arbetsschema i programvaran kan programvaran automatiskt signera avslut för dagen. Detta är dock inte samma sak som att personen blir utstämplad och skall därför åtgärdas likt en missad utstämpling.
När en dag blir signerad av systemet, sker detta enbart i rapporterna avsedda för lönehantering, t.ex. ”Rapport/Rapport” i huvudmenyn. En faktisk stämpling lagras aldrig, utan enbart ett avslut av rapporten sker.
Står det ”Signerad av systemet”, bör man avvakta med att lägga till utstämplingen i ”Ändra/Tid”, tills dess att man kontrollerat att personen faktiskt redan har gått hem utan att stämpla ut. Signerat av systemet står ofta i dessa rapporter omedelbart vid första instämplingen på dagen och försvinner vanligtvis, när faktisk utstämpling sker. Så kontrollera att personen inte jobbar över, innan en utstämpling läggs till i ”Ändra/Tid”.