Om personal slutar, eller om t.ex. tidigare inhyrd personal inte jobbar kvar hos er, får inte dessa personer tas bort ur systemet förrän kravet på lagring av personalliggare är uppfyllt.
Normalt sett är detta ca 2-3 år, men kan i vissa fall vara längre. Se skatteverkets hemsida för att se hur länge ert företag måste spara personalliggaren.
För att uppfylla villkoren ska personal inte tas bort ur systemet, utan istället inaktiveras enligt nedan:
I programvaran på datorn, går ni till ”Ändra” i huvudmenyn och väljer ”Användare”.
Dubbelklicka på den användare i listan ni vill inaktivera och i fältet längst ned i fönstret väljer ni fliken ”Systeminfo”. Ändra status från ”Aktiv” till ”Inaktiv” (använd er inte av status ”Bort”).
För att enklare hålla reda på när personen slutat och när personen kommer kunna tas bort ur systemet, kan ni på fliken ”Personalinfo” fylla i fältet ”Anställningens slutdag”. Man kan även lämna ytterligare anteckningar i fältet kommentarer.
Om personen använt ett RFID kort eller bricka som ni fått tillbaka, kan ni även gå in på fliken ”Identifikation” och sudda ut RFID-numret som finns där, så kan ni återanvända brickan till någon annan.
När ni är färdiga med ovanstående steg, måste ni komma ihåg att trycka på ”Spara” nertill i fönstret!
Utför sedan en synkronisering av användare, då ni nu gjort förändringar på en användare. Om ni behöver hjälp att synkronisera, läser ni här: Hur utför man synkronisering av användare?